Siguranța în mediul de lucru remote: Virtual Data Room (VDR)

Pe măsură ce pandemia Covid-19 evoluează, tot mai mulți angajați lucrează de la distanță, de acasă. Dar acest lucru este sigur pentru companii? Companiile iau măsurile necesare pentru a-și proteja secretele comerciale sau know-how-ul lor în timp ce angajații, care lucrează de acasă se folosesc doar de desktopurile și serverele companiei? Trimiterea informațiilor clasificate sau profesionale se face într-o manieră sigură sau cu ajutorul serviciilor nu atât de securizate, cum ar fi platformele obișnuite de partajare a fișierelor?

Cea mai mare provocare pentru companii în lucrul remote- securizarea datelor sensibile

Una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă angajatorii este reprezentată de comunicarea între membrii echipei și alte entități externe. Bineînțeles, acest lucru se poate face, dacă nu se transmit informații confidențiale, prin intermediul platformelor de partajare a fișierelor.

Dar ce se întâmplă cu companiile care trimit documente confidențiale, cum ar fi cele care au legătură cu procedurile legale, auditurile interne sau ofertele financiare? În contextul actual, cum poate o companie să facă restructurări în timp ce avocații, auditorii și partenerii de afaceri lucrează de la distanță? Care este cel mai sigur mod de a partaja documentele?

Astăzi vă prezentăm una dintre cele mai sigure modalități de partajare a fișierelor, în cadrul echipei sau cu partenerii dvs., cunoscută de altfel de multă vreme de profesioniștii care lucrează în fuziuni și achiziții, și anume, Virtual Data Room.

Cel mai sigur mod de a partaja fișiere atunci când lucrați remote – Virtual Data Room (VDR)

În acest moment, internetul a devenit cel mai eficient instrument prin care se poate lucra de acasă. În timp ce compania supraviețuiește pandemiei COVID-19, angajații ar trebui să utilizeze internetul într-un mod eficient și sigur. Astfel, adoptarea lucrului remote, de la distanță, într-o manieră productivă și sigură, este cea mai mare provocare cu care se confruntă companiile în timpul acestei crize.

În timp ce companiile, firmele mici și persoanele fizice lucrează și trimit de acasă, un mediu de muncă potențial nesigur, documente confidențiale precum documente financiare, documente strategice sau documente legale, se creează o oportunitate perfectă pentru hackeri în ceea ce privește nivelul de atacuri cibernetice.

Așadar, dacă din ce în ce mai multe companii adoptă politici de la lucru remote în contextul pandemiei COVID-19, securitatea cibernetică va conta mai mult ca niciodată. De ce să rămâneți în urmă?

În zilele noastre, tot mai multe companii folosesc VDR – Virtual Data Room ca o alternativă simplă și sigură la transferul informațiilor confidențiale prin FTP, dropbox sau e-mail. Astfel, dacă aveți o afacere, iar angajații dvs. lucrează de acasă și trebuie să trimită documente confidențiale clienților, avocaților, auditorilor, consilierilor, instituțiilor de creditare și altor entități, puteți utiliza VDR.

Procesele declanșate de carantină, cum ar fi restructurările, căutarea investițiilor, schimbările privind resursele umane, gestionarea datoriilor, etc. pot fi făcute mult mai rapid și mai eficient folosind VDR. Astfel, puteți îmbunătăți în mod sigur modul în care compania dvs. lucrează cu documente și informații sensibile.

Ce este Virtual Data Room?

În perioade critice ca acestea, companiile folosesc Virtual Data Room ca o alternativă simplă și sigură la schimbul de informații confidențiale.

Ce înseamnă VDR (Virtual Data Room)?

În termeni simpli, Virtual Data Room este un depozit virtual de documente, în care o companie își poate păstra documentele confidențiale în siguranță, acordând acces doar persoanelor autorizate. Este un standard tehnologic în procesele de M&A, unde sunt transferate documentele financiare și strategice ale companiilor care se ocupă cu tranzacții de milioane de dolari.

Avantajul VDR este că nimeni nu va avea acces la informațiile confidențiale, cu excepția cazului în care este acordata permisiunea anumitor persoane autorizate. De altfel, tot ceea ce se întâmplă în VDR este raportat periodic administratorului.

Mai mult decât atât, persoanele care au fost invitate în VDR pot lucra confortabil de acasă, în orice colț al lumii, în orice moment, indiferent că este zi sau noapte. Deci, tot ce aveți nevoie va fi un computer și o conexiune la Internet, nefiind necesară angajarea specialiștilor IT pentru vreo implementare. Pe de altă parte, cloud-storage înseamnă stocarea datelor pe un server externalizat. Cu alte cuvinte, aceasta reprezintă o unitate externă, online. În loc să salvați fișierele pe dispozitivele de acasă sau să le trimiteți prin e-mail, puteți stoca datele companiei pe un server la care veți avea acees dvs., echipa dvs. și partenerii de afaceri. De altfel, puteți accesa în orice moment acest depozit de date.

Prin urmare, documentele confidențiale sunt protejate și se află în siguranță, putând fi recuperate chiar și în cazul unei defecțiuni a serverului. Un computer sau un laptop nu va putea niciodată să vă ofere aceste măsuri preventive, tocmai de aceea este important să vă asigurați că datele dvs. sunt în siguranță, utilizarea unui backup sharing reprezentând soluția pentru asta.

Așadar, avem o recomandare pentru toți cei care doresc să-și păstreze în siguranță datele confidențiale: să partajeze documente într-un mod controlat, cu securitate absolută a informațiilor!

Care este diferență dintre Virtual Data Room (VDR) și alte sisteme securizate de partajare a fișierelor?

Poate vă întrebați care este diferența dintre Virtual Data Room și alte sisteme de partajare a fișierelor. Ei bine, securitatea este primordială în Virtual Data Room.

Există, de asemenea, un al doilea motiv demn de remarcat – VDR, spre deosebire de alte sisteme de partajare a fișierelor, oferă asistență din partea furnizorilor de servicii. Asistența este oferită 24 de ore pe zi și include, în primul rând, asistență tehnică disponibilă tuturor utilizatorilor invitați în camera de date și, în al doilea rând, asistență pentru clienți în managementul sistemului (de exemplu, furnizorul camerei de date poate încărca fișiere sau administra VDR pentru client).

VDR este unul dintre cele mai sigure și eficiente instrumente de afaceri disponibile și utilizate pentru a trimite documente confidențiale, în special în sectorul de Fuziuni și Achiziții. VDR permite cu ușurință acordarea drepturilor individuale utilizatorilor, iar accesul la camera de date este posibilă numai dacă o persoană primește un link către aceasta de la administrator. Platforma are, de asemenea, un sistem avansat care reține cine se conectează, arată ce fișiere sunt accesate, ce adrese IP sunt utilizate și alte funcții asemenea. De altfel, FORDATA reușește să ofere cel mai înalt nivel de securitate a datelor, aplicând standarde stricte în timpul manipulării fișierelor confidențiale.

Datorită VDR, colectarea informațiilor, distribuirea și evaluarea lor este mai eficientă ca niciodată. Avantajele principale pentru fiecare participant la tranzacție sunt comoditatea (fiecare lucrează de acasă) și transparența procesului!

De fapt, acest lucru înseamnă că auditorii, avocații, chiar și partenerii de afaceri nu trebuie să vină la biroul companiei pentru a avea acces la datelele confidențiale. Un set de funcționalități precum „numai citire”, screen-block sau print block, permit o partajare sigură și controlată a documentelor de la distanță.

FORDATA – #1 Virtual Data Room în Europa Centrală și de Est & Regiunile Baltice

Grupul FORDATA este principalul furnizor de sisteme de tip VDR din Europa Centrală și de Est. Aceștia susțin fuziuni și achiziții, diligență online, audituri online, proiecte de strângere de capital, vânzări de creanțe, etc. De asemenea, sistemul lor permite întreprinderilor mici și mari să-și partajeze documentele confidențiale cu terții, de exemplu consilieri, avocați, auditori, investitori, în timpul tranzacțiilor sau a altor proiectele importante.

De ce vă recomandăm să alegeți Grupul FORDATA pentru protejarea documentelor dvs. confidențiale?

Grupul FORDATA a dezvoltat o platformă VDR care nu este doar una dintre cele mai bune modalități de partajare a documentelor în siguranță, dar permite și o muncă mai eficientă care ajută la accelerarea procesului de tranzacționare. Țelul lor este să fie cel mai rapid sistem din industrie, astfel încât să răspundă în mod corespunzător tuturor cerințelor de pe piață și situațiilor tehnologice.

VDR FORDATA permite partajarea documentelor confidențiale online în timpul auditului într-un mod controlat. Unul dintre avantajele principale ale VDR de la FORDATA este reprezentat de viteza și ușurința utilizării acesteia. Utilizatorii pot încărca 1 GB de date în 7 minute și pot crea rapid foldere de tipul drag&drop. Documentele sunt catalogate clar și numerotate automat, în timp ce rapoartele avansate permit managerilor de proiecte să urmărească cu precizie activitatea persoanelor care au acces la toate informațiile stocate. Mai mult decât atât, întreg sistemul este susținut de o echipă de asistență pentru clienți, care poate prelua partea „tehnologică” a procesului Due Diligence la cerere.

Toate acestea conduc la un control îmbunătățit și o încheiere mai rapidă a tranzacției.     Având în vedere situația actuală cauzată de pandemia COVID-19, FORDATA VDR reprezintă o soluție utilă pentru companii în ceea ce privește schimbul de informații confidențiale cu avocați, auditori, consilieri, bănci în timpul proceselor precum restructurarea companiei, trimiterea documentelor confidențiale, audituri, credite, etc.

Prin conectarea soluțiilor tehnologice și a profesionalismului echipei lor de asistență, FORDATA VDR ajută la scurtarea timpului de desfășurare a proiectului și, implicit, la economisirea banilor necesari pentru finalizarea acestuia. FORDATA oferă servicii de înaltă calitate, apreciate de clienți de altfel, cu ajutorul managerilor de proiect. Instrumentul este certificat ISO 27 001 și este conform GDPR.

Pe de altă parte, este bine să știți faptul că dacă veți avea vreo problemă, FORDATA va fi acolo pentru dvs. indiferent de situație. Sunt disponibili la telefon 24/7, răspunzând în aproximativ 15 secunde, iar 95% dintre probleme sunt rezolvate imediat!

La FORDATA, echipa înțelege obiectivele ambelor părți ale unui acord, motiv pentru care abordează problema cu rapiditate și eficiență. Viteza nu înseamnă doar încărcarea și vizualizarea rapidă a documentelor, ci include toate funcțiile sistemului, un design intuitiv și activitatea întregii echipe FORDATA – de la IT, vânzări și până la departamentul de servicii pentru clienți.

În plus, FORDATA pune la dispoziție o ofertă lunară, flexibilă și accesibilă pentru toți cei care doresc să folosească serviciul lor securizat de partajare a fișierelor, fără a fi nevoie să fie semnat vreun acord pe termen lung.

Pe măsură ce pandemia COVID-19 evoluează, FORDATA oferă o lună GRATIS pentru VDR, ajutând companiile afectate să-și asigure procesele de restructurare.